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Elektronische Patientenakte, ePA, Gesundheitsakte, persönliche Daten, Gesundheitsdaten, Häufige Fragen und Antworten, Support, Erklärfilm

Die elektronische Patientenakte (ePA)

Die praktische Lösung für Ihre Gesundheitsunterlagen

In der elektronischen Patientenakte (ePA) verwalten Sie Ihre Gesundheitsdaten selbst. Um auf Ihre ePA zugreifen zu können, benötigen Sie die dazu passende ePA-App von der vivida bkk für Ihr Smartphone oder Tablet. Die App leitet Sie durch alle Schritte für die Registrierung.

Auf dieser Seite beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um die ePA.

Wichtige Begriffe und Abkürzungen

  • ePA: elektronische Patientenakte
  • eGK: elektronische Gesundheitskarte ("Versichertenkarte")

Leistungserbringer: Personen, Unternehmen oder Organisationen, die Leistungen für die Versicherten erbringen. Also Ärzt*innen, das Krankenhaus, Krankenpfleger*innen etc.

Informations-Videos zur ePA

Wie erhalte ich die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) – der Weg der Daten

 

Häufige Fragen und Antworten zur ePA

Allgemeine Fragen rund um die ePA

Die ePA ist eine Art digitaler Tresor für Ihre Gesundheitsdaten. Sie können in der Akte beispielsweise Befunde, Diagnosen, Therapiepläne, Behandlungsberichte, Röntgenbilder oder Laborberichte hinterlegen bzw. bald auch von Ärzt*innen hinterlegen lassen – ähnlich wie in einem Cloudspeicher. Die ePA ist Ihre persönliche Patientenakte. Um darauf zuzugreifen benötigen Sie die passende ePA-App der vivida bkk.

Die ePA ist ein kostenloses Angebot Ihrer vivida bkk.  

Die ePA stellen wir unseren Kund*innen kostenlos zur Verfügung.

Nein, die ePA ist ein freiwilliges Angebot.

Alle unsere Kund*innen können die ePA nutzen. Die Akte können Sie für sich selbst und für Ihre Kinder anlegen (bis zum 15. Geburtstag).

Ja, denn alle gesetzlich Versicherten haben Anspruch auf die ePA. Bei Kindern übernehmen die Sorgeberechtigten bis zum 15. Geburtstag die Verwaltung der ePA. Sie müssen dafür bei derselben Krankenkasse versichert sein. Sie haben dann Zugriff auf alle Akten ihrer Kinder. Man kann die Smartphones bzw. Tablets beider Elternteile für die ePA der Kinder freischalten.

Nein. Bei der Registrierung wird geprüft, ob bereits eine Patientenakte vorhanden ist. Sie können aber mit mehreren Smartphones oder Tablets auf Ihre elektronische Patientenakte zugreifen.

Die aktuelle Version der App für die ePA finden Sie in den App-Stores von Apple und Google. Einfach nach „ePA vivida bkk“ suchen und die aktuelle Version herunterladen. Anschließend können Sie sich registrieren. Die App wird Sie durch den Prozess führen.  

Sie benötigen ein Smartphone oder ein Tablet, auf dem mindestens Android 8 oder iOS 13 läuft.

Nein, der Zugriff auf die ePA funktioniert nur per App auf einem Smartphone oder Tablet und nicht über einen Internetbrowser.

Fragen zur Registrierung und Anmeldung

Die Registrierung für die ePA erfolgt in zwei Schritten:

  1. App herunterladen: Sie laden die ePA-App der vivida bkk aus dem App-Store auf Ihr Smartphone oder Tablet. Dann registrieren Sie sich in der App.
  2. (Einmalig) Identifizieren: Sie haben zwei Möglichkeiten sich zu identifizieren:

    Sie gehen in eine der vivida-bkk-Geschäftsstellen und identifizieren sich dort, damit Sie die PIN für Ihre eGK und/oder den Aktivierungscode für die sogenannte „Alternative Versichertenidentität“ (kurz: al.vi) und damit den Komfortzugriff erhalten. Dann können Sie sich mit Ihren Login-Daten aus dem ersten Schritt in der App in der ePA anmelden.

    Sie haben außerdem die Möglichkeit sich online über das Robo-Ident Verfahren unseres Partners Nect sicher zu identifizieren. Hierbei handelt sich um eine KI-basierte Technologie, mit der sich Personen in wenigen Minuten ausweisen können. Nach erfolgreichem Abschluss wird Ihnen die PIN für Ihre eGK per Brief auf dem normalem Postweg zugesandt. (Hinweis: Über dieses Verfahren erhalten Sie ausschließlich die PIN zu Ihrer eGK.)

    Hier gelangen Sie direkt zum Nect-Verfahren

Als Erstes laden Sie die ePA-App auf Ihr Smartphone. Öffnen Sie dann den Menüpunkt „Anmelden“ in der App und wählen Sie dann „Benutzerkonto anlegen“. Dafür benötigen Sie eine E-Mail-Adresse sowie Ihre neue Gesundheitskarte (die mit dem Logo der vivida bkk). Die App führt Sie dann durch alle notwendigen Schritte.

Wir prüfen hier, ob die Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. In diesem Schritt wird sichergestellt, dass nur Sie selbst Ihr Benutzerkonto vollständig aktivieren können. Nach erfolgreicher Identifizierung werden wir Ihnen die PIN zu Ihrer eGK zusenden oder wir drucken Ihnen einen Aktivierungscode aus. Sie können dann entweder mit der eGK und PIN oder dem Aktivierungscode in der ePA die Identifizierung abschließen. Den PIN für Ihre eGK und den Aktivierungscode erhalten Sie in einer der vivida-bkk-Geschäftsstellen oder per Robo-Ident-Verfahren der Firma Nect, einer Art Videochat. Zu diesem Verfahren gelangen Sie hier. 

Zur Identifizierung in der Geschäftsstelle bringen Sie einen amtlichen Lichtbildausweis (bspw. Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel) sowie Ihre eGK mit, um sich zu identifizieren. Sie müssen persönlich erscheinen und können keine Vollmacht ausstellen. Vergessen Sie außerdem Ihre eGK nicht.

Die al.vi ist eine Methode, um sich bei der ePA anzumelden und damit Ihre Gesundheitsdaten zu schützen. Um die al.vi zu nutzen benötigen Sie einmalig einen Aktivierungscode bzw. müssen über die eGK mit PIN verfügen.

Wenn Sie bereits ein Benutzerkonto eingerichtet haben, können Sie sich über zwei Wege in der App anmelden: mit Ihrer eGK oder mit dem Komfortzugriff per alternativer Versichertenidentität (al.vi). Für den Login mit der eGK benötigen Sie die PIN zur eGK und halten Ihre eGK zum Einloggen an Ihr Smartphone (wenn Ihr Smartphone NFC-fähig ist). Für den Komfortzugriff reicht ihre Versichertennummer und das von Ihnen beim Registrierungsprozess vergebenes Passwort aus.

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie nur mit den Geräten auf Ihre ePA zugreifen, die mit Ihrem Benutzerkonto verbunden sind.

Öffnen Sie den Menüpunkt „Anmelden“ in der App: Wählen Sie „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen.

Eine Möglichkeit, sich in Ihrer ePA anzumelden, ist mit der eGK. Die neuen eGK verfügen über die sogenannte NFC-Technologie. Das ist dieselbe Technik, die auch das kontaktlose Bezahlen mit der EC-Karte ermöglicht. Sie müssen also zur Identifikation die eGK an Ihr NFC-fähiges Smartphone halten. Dass Ihre eGK NFC-fähig ist, erkennen Sie am Aufdruck der sechsstelligen Card-Access-Nummer (CAN) auf der Vorderseite der Karte. Alle Gesundheitskarten mit dem Logo der vivida bkk sind NFC-fähig. Um die PIN für Ihre eGK zu erhalten, müssen Sie sich mit einem amtlichen Ausweis persönlich in einer der vivida-bkk-Geschäftsstellen identifizieren.

Wenn Sie sich für die Anmeldeoption mit Ihrer Gesundheitskarte entscheiden, ist zu beachten, dass Ihr Smartphone NFC-fähig ist. Zudem sollten Sie sich vergewissern, dass diese Funktion auch eingeschaltet ist.

NFC steht für Near Field Communication, auf Deutsch: Nahbereichskommunikation. Das ist ein Verfahren, um Daten auf kurzem Weg zu übertragen und wird beispielsweise auch beim kontaktlosen Bezahlen mit der EC-Karte eingesetzt. Neuere Smartphones sind in der Regel mit dieser Technik ausgestattet.

Falls Sie ein NFC-fähiges Gerät und eine Gesundheitskarte haben, können Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte über die App ändern. Sie benötigen dazu die auf der Gesundheitskarte vorne aufgedruckte CAN (Card Access Number) sowie Ihre bestehende PIN.

Fragen zu den Funktionen der ePA

In der ersten Version der ePA können nur Sie Dokumente hoch- und herunterladen. Leistungserbringer wie Ärzt*innen werden erst im Lauf des Jahres an das ePA-System angeschlossen und können dann in Zukunft Dokumente direkt für Sie hochladen.

Sie können konfigurieren, wie Sie Ihre ePA öffnen wollen. Wählen Sie den Komfortzugriff mit al.vi oder mit Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK).

Der Funktionsumfang der ePA wird kontinuierlich ausgebaut. In der aktuellen Version können Sie Behandlungsdokumente von Leistungserbringern in der ePA ablegen oder selbst Gesundheitsdaten hochladen. Im Lauf des Jahres werden auch die Leistungserbringer wie Ärzt*innen an die ePA angeschlossen. Von 2022 an kommen weitere Funktionen dazu, beispielsweise können Sie dann Ihren Impfpass oder den Mutterpass in der ePA hinterlegen.

Es gibt zwei Bereiche, in denen Sie Dokumente ablegen können. Der Bereich „Patientendokumente“ ist für Ihre privaten Gesundheitsunterlagen gedacht, der Bereich „Arztdokumente“ für die Leistungserbringer, die hier in Zukunft Daten hoch- und herunterladen können. Sie können die Zugriffsberechtigungen jeweils für einen oder für beide Bereiche erteilen. Bitte beachten Sie aber, dass Leistungserbringer mit Zugriffsberechtigung alle Dokumente im jeweils freigegebenen Bereich einsehen können.

Sie haben immer die Hoheit über Ihre Daten und nur Sie haben vollständigen Einblick in Ihre ePA. Wenn Sie beispielsweise in Zukunft einem Arzt Zugriff geben, können Sie diesen Zugriff auch zeitlich beschränken. Deswegen können auch nur Sie überprüfen, ob alle aktuellen Daten hinterlegt sind.

Wir als Krankenkasse haben nur Ihre Abrechnungsunterlagen, aber keine Diagnoseberichte, keinen Impfpass etc. Wir haben auch keinen Zugriff auf die Dokumente, die sich in Ihrer ePA befinden.

Ihre Leistungserbringer können voraussichtlich ab Herbst 2021 in Ihrer ePA alle Dokumente speichern, die für Ihre Behandlung relevant sind, wenn Sie dazu zustimmen.

Diese Dokumente sind u.a.:

  • Ihr Medikationsplan: Er listet Ihre Medikamente auf, sofern Sie mindestens drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen;
  • Ihr Notfalldatensatz: Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Er kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind;
  • Ihre Laborergebnisse: Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen;
  • Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe): Sie enthalten wichtige Informationen, die Ihr Arzt mit anderen behandelnden Ärzten z.B. im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.
  • Bilddaten wie Röntgenbilder
  • Vorsorgeuntersuchungen

Nur Sie haben die Hoheit über die Daten. Wenn Sie Ihrem Arzt Zugriff geben, kann dieser in Zukunft Dokumente für Sie hochladen, aber auch Dokumente aus Ihrer ePA herunterladen. Nach Rücksprache kann er auch Dokumente löschen, wenn diese beispielsweise nicht mehr aktuell sind – oder sie durch aktuellere Dokumente ersetzen.

Bitte beachten Sie aber, dass die Dokumente endgültig gelöscht werden. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.  

Alle Aktivitäten in der ePA werden protokolliert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer, wann, was gemacht hat.

Grundsätzlich sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass die Daten in Ihrer ePA aktuell sind. Denn niemand außer Ihnen hat Zugriff auf die Daten und somit kann auch niemand anderes sie aktuell halten.

Die Originaldokumente verbleiben aber immer bei Ihrem Arzt oder dem Krankenhaus, weil diese die Dokumentation aus rechtlichen Gründen vorhalten müssen.

Alle Änderungen werden protokolliert, sodass Sie in der App jederzeit nachvollziehen können, was, wann, von wem geändert wurde.

Fragen zu Dokumenten und der Zugriff-Verwaltung

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, deren Angestellte sowie Mitarbeiter in Apotheken, Reha-Kliniken und Krankenhäusern werden im Lauf des Jahres 2021 die Möglichkeit erhalten, auf Ihre ePA zuzugreifen. Weitere Gruppen der sogenannten Leistungserbringer folgen nach und nach, zum Beispiel Hebammen, Altenpfleger oder Betriebsärzte.

In der Berechtigungsliste werden alle Berechtigten angezeigt, die derzeit Zugriff auf Dokumente in Ihrer ePA haben. In der Liste sehen Sie, auf welche Kategorie von Dokumenten jeweils Zugriff besteht. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Berechtigungen in Listenform als PDF auf Ihrem Gerät zu speichern.

In der aktuellen Version gibt es zwei Dokumentenbereiche: Die Patientendokumente und Arztdokumente. Sie können jeweils nur Zugriff auf einen oder beide Bereiche und alle Dokumente darin geben.

Sie können den Zugriff aber zeitlich einschränken: von einem Tag bis zu zwei Jahren. Voreingestellt sind sieben Tage.

Von 2022 an können Sie die Zugriffsberechtigung auch gezielt für einzelne Dokumente vergeben.

Sie können Berechtigungen jederzeit erteilen, verändern oder entziehen.
Um neue Berechtigungen zu erteilen, suchen Sie direkt in der App nach Ihrem Arzt oder Ihrer Gesundheitseinrichtung. Stellen Sie danach die Dauer der Berechtigung ein, sowie auf welche Kategorie von Dokumenten der Berechtigte Zugriff haben soll. Die Leistungserbringer erhalten im Lauf des Jahres 2021 die Möglichkeit, auf Ihre ePA zuzugreifen.
>Wenn Sie Berechtigungen löschen, beachten Sie bitte, dass bereits vom Berechtigten heruntergeladene Dokumente auch weiterhin beim Berechtigten verbleiben. Dieser hat nach Ablauf des von Ihnen gewählten Berechtigungszeitraums jedoch keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA. Abgelaufene Berechtigungen werden automatisch gelöscht.

Leistungserbringer können Dokumente lesen, herunterladen und hochladen. Um die Dokumente zu lesen und ggfs. zu bearbeiten, müssen Sie heruntergeladen werden. Wenn es sich bspw. um Diagnosen handelt, wird Ihr Arzt die Dokumente auch in seinem Praxisverwaltungssystem hinterlegen. Allerdings werden die Leistungserbringer erst im Lauf des Jahres 2021 an das System angeschlossen.

In der aktuellen Version gibt es zwei Dokumentenbereiche, für die Sie jeweils Freigaben erteilen können. Von 2022 an können Sie auch nur bestimmte Dokumente freigeben.

Sie können entweder in der App auswählen, wem Sie einen Bereich freigeben möchten. Wenn Sie bspw. beim Arzt selbst sind, können Sie in Zukunft dem Arzt auch mit ihrer eGK und Ihrer PIN über ein Lesegerät Ihre ePA freigeben (ähnlich wie beim Bezahlen mit EC-Karte).

Wenn Sie Ihre ePA öffnen, zeigt die App Ihnen an, ob seit der letzten Anmeldung Dokumente eingestellt oder gelöscht wurden. Sie können den Zeitraum konfigurieren oder Benachrichtigungen generell ein- oder ausschalten.

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA hochladen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen und nutzen Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zum Dokument hinzuzufügen (bspw. um welche Art von Dokument es sich handelt). So finden Sie Dokumente später wieder leichter über die Suchfunktion. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

Am einfachsten ist es, wenn Sie die Dokumente mit der Kamera Ihres Smartphones fotografieren und das Bild anschließend hochladen.

Sie können Dateien mit bis 25 MB speichern. Folgende Dateiformate sind möglich: PDF, TXT, RTF, JPG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, ODS und XML-Dateien.

Sie können jederzeit auch Dokumente herunterladen. Sie sollten allerdings darauf achten, dass diese an einem sicheren Ort gespeichert werden.

Ja, Sie können in der App Ihre Akte auch löschen bzw. die ePA kündigen. Bitte beachten Sie, dass dann alle in der Akte hinterlegten Dokumente vollständig gelöscht werden. Untersuchungsergebnisse und Ähnliches sind dann nur noch innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bei Ihrem Arzt oder im Krankenhaus verfügbar. Ihnen entstehen keine direkten Nachteile, außer, dass Sie eben nicht mehr alle Ihre Gesundheitsdaten praktisch und sicher an einem Ort aufbewahren können.

Fragen zum Datenschutz bei der ePA

Ja, die Daten sind verschlüsselt, sodass niemand außer Ihnen sie sehen kann. Auch die vivida bkk oder ihr IT-Dienstleister haben keinen Zugriff auf die Daten. Weitere Informationen zum Datenschutz und die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie hier.

Wie die Verschlüsselung Ihrer Daten in der ePA funktioniert, erklärt Ihnen auch dieses Video, das unser Entwicklungspartner BITMARCK erstellt hat.

Die Server stehen in Deutschland in einer geschützten Umgebung. Wir wenden die hohen europäischen Datenschutz-Standards an. Jeder Anbieter der ePA durchläuft ein umfangreiches Zertifizierungsverfahren, das bei jeder Anpassung wiederholt wird.

Sie als Nutzer*in entscheiden, wie lange Daten gespeichert werden – und können Ihre hinterlegten Daten auch jederzeit wieder löschen. Außerdem können Sie den Zugriff zeitlich beschränken.

Nur Sie oder diejenigen, denen Sie eine Berechtigung dafür gegeben haben (bspw. Ärzt*innen), können die hinterlegten Daten einsehen. Sie können auch entscheiden, wie lange Zugriff gewährt werden soll (maximal für zwei Jahre). Weder die vivida bkk noch ihr IT-Dienstleister haben Zugriff auf die Inhalte Ihrer ePA.

Wählen Sie ein möglichst sicheres Passwort, das aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besteht. Schützen Sie zusätzlich Ihr Smartphone oder Tablet selbst mit einem Code und stellen Sie eine automatische Sperre bei Inaktivität ein. Außerdem sollten Sie immer die aktuelle Version des Betriebssystems Ihres Smartphones oder Tablets installieren und ebenso immer die aktuelle Version der ePA.

Wenden Sie sich an die Service-Hotline der vivida bkk unter 0800 3755 3755 5, um Ihre ePA oder eGK sperren zu lassen.

Der Zugriff auf die ePA ist an ein oder an mehrere Geräte gebunden. Das erhöht den Datenschutz, weil nur mit zugelassenen Geräten und den korrekten Zugangsdaten der Zugriff möglich ist. Wenn Sie also beispielsweise Ihre elektronische Gesundheitskarte verlieren, kann damit niemand auf Ihre ePA zugreifen, denn das ist nur zusammen mit den verbundenen Smartphones/Tablets möglich.

Innerhalb des Registrierungsprozesses werden Sie aufgefordert Ihr Gerät mit der ePA-App zu verknüpfen. Dieser Schritt erfordert das Lösen Ihrer Displaysperre, sei es durch Fingerprint, FaceID oder Passworteingabe. Die ePA-App erkennt nicht, wie Sie Ihr Gerät gesichert haben, daher wird automatisch ein Zugriff auf Ihre Kamera gewährt. Es ist zwingend notwendig, dass Sie eine Displaysperre auf Ihrem Gerät aktiviert haben, anderenfalls funktioniert die ePA-App nicht. Durch die direkte Geräteverknüpfung wird ein Zugriff unbefugter Personen auf Ihre Gesundheitsdaten verhindert.

Ihre Frage wurde nicht beantwortet?

Wenn noch Fragen offen sind, kontaktieren Sie uns gerne über unsere kostenlose Service-Hotline 0800 3755 3755 5 oder das Kontaktformular. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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